Soporte Técnico
El respaldo de Outlook
Outlook es una aplicación muy utilizada por ser un componente que está ligado a otras aplicaciones de Microsoft Office y porque el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación preferidas entre los usuarios debido a la existencia de un buzón el cual permite el envio/recepcion de los mensajes y/o documentos aun cuando la persona no esté disponible.
Como Microsoft lo indica en esta referencia, Outlook en sus versiones mas recientes ya tiene la capacidad de almacenar hasta 50 Gb de información. Esta información es almacenada en un solo archivo con extensión PST dentro de la computadora del usuario.
En el ambiente de oficina cotidiano, los usuarios han encontrado en Outlook una manera de almacenar y dar seguimiento a diversas conversaciones que pueden tener como por ejemplo con clientes y proveedores. Por esta razón, en los últimos años cada vez se acostumbra mas el almacenar en él los intercambios de ideas de diversos temas como la prospectación, las descripciones de productos y servicios, acuerdos, información técnica e inclusive documentos fiscales.
Que problemas representa Outlook para el respaldo de información?
Quizá para el usuario el hecho de almacenar tanta información (hasta 50 Gb) en un solo archivo no tiene ninguna relevancia cuando los discos de hoy almacenan 500, 1000, 2000 o mas gb, pero para todo staff dedicado a las tecnologías de información es realmente un dolor de cabeza y voy a tratar de explicar porque.
1. Consume mucho espacio.
Los ambientes Windows actuales tienen algunas limitaciones en el tamaño de los archivos que manejan, una muy frecuente es que las memorias USB de fábrica, no pueden almacenar un archivo cuyo tamaño rebase los 2 Gb. Así, si tu tienes una memoria de 32 Gb, podrás almacenar en ella toda la información que gustes mientras no haya algún archivo que rebase los 2 Gb ya que este no podrá ser copiado a la memoria aunque tenga suficiente espacio libre.
La limitacion no es descabellada si consideras que una película de un DVD pesa aprox. 4 Gb, pero si hablamos de un archivo de Outlook que pueda pesar fácilmente unos 4, 8 o 12 Gb promedio, ya hablamos que su contenido puede darte algunos dolores de cabeza.
Existen algunas maneras de brincar este problema donde el usuario debe formatear la memoria con otro sistema de archivos para eliminar la limitacion de fabrica pero esto requiere cierta experiencia que no todos los usuarios tienen.
La otra parte de el problema es la estructura de ese inmenso archivo que se ve afectada cuando el Outlook se cierra inesperadamente, cuando tu equipo se reinicia o cuando se apaga subitamente por una falla de energía. A quien le gusta almacenar un archivo que podria estar dañado?
2. Siempre esta ocupado
El segundo problema tiene que ver con su manejo. Toda computadora tiene lo que se conoce como un sistema operativo, (Windows, Linux, Mac OS X, etc.) Este sistema operativo, se encarga de atender al usuario en todo lo que necesite y tambien se encarga de protegerlo de cometer errores que pudieran dañar el sistema (en este caso tu computadora).
El usuario cometería un error si este pudiera abrir un archivo y al mismo tiempo otra aplicación u otro usuario pudiera abrir el mismo archivo y modificar su contenido cierto? Seria caótico no? Peor aun si algun otro usuario o aplicación tratara de borrar un archivo que tengo abierto. Pues el sistema operativo se encarga de que esto no suceda, así que si tu tratas de copiar o borrar un archivo que esta abierto por alguna aplicación o por otro usuario, simplemente recibirás un mensaje de error de tu computadora que te indicara que el archivo esta ocupado. Suena lógico no?
Muy bien, pero que pasa con los usuarios de Outlook. No es común verlos que en cuanto enciende su computadora, ellos lo abren? y lo que también es frecuente es que lo dejen abierto todo el día para poder estar informado en cuanto entre cualquier correo o aviso y mas aún, si utilizan la agenda, las tareas etc.
Desafortunadamente este problema se acentua mientras el usuario tiene mayor jerarquia en la empresa ya que lo utiliza durante mas tiempo, almacena mas informacion que el promedio, ocupa mas espacio y los lapsos de tiempo para respaldo son mas pequeños debido a lo ocupado que se encuentra y a la importancia del contenido.
3. La red inalambrica no es el medio para respaldar
El tercer problema se refiere nuevamente al tamaño. En las empresas de hoy, es muy común encontrar redes inalambricas. Estas redes aunque son muy utiles para la movilidad, técnicamente hablando fomentan algunos problemas. Me explico.
Cuando mi computadora esta conectada a la red con un cable, mi comunicación alcanza velocidades de 100 o de 1000 Mbps. Estas velocidades son fijas y permiten tener una comunicación muy efectiva con otros dispositivos de la misma red o de Internet. Ademas la conexión no afecta ni se ve afectada por ningún otro equipo en la red porque es independiente del resto.
Cuando conecto una computadora a la red inalambrica, la comunicación opera a la inversa. Como es eso?
Primero, la conexión inalambrica alcanza velocidades menores respecto a las que puedo conseguir por medio de cable. Estas fluctuan hoy en dia entre los 54 y los 300 Mbps dependiendo de la tecnología que utilicemos.
Segundo, la velocidad no es fija, depende de la calidad de la señal inalambrica que mi computadora recibe y de la distancia a la que me encuentre de el punto de acceso mas cercano. Esto implica que si la tecnología utilizada es de 54 Mbps y yo me encuentro alejado o detras de varios muros, mi computadora podría comunicarse a velocidades de 2, 4, 11, 22, 34 o 48 Mbps y por supuesto que va a tardar mas en transferir los archivos que pudiera estar respaldando.
Tercero, si ademas de esto, consideramos que en una red inalambrica todas las personas que estén conectadas a ella afectan la comunicación del resto y viceversa entonces el problema se complica ya que si yo transfiero fuertes cantidades de información, voy a afectar fuertemente la comunicación de los otros usuarios que se encuentren en la red inalambrica.
En que afecta esto?
Si mi archivo de Outlook es de varios Gb, al momento que deseo copiarlo por la red inalambrica, este proceso tardara mas porque depende de la velocidad con que logre conectarme ademas de afectar severamente al resto de los usuarios que se encuentren en la red inalambrica en ese momento.
Conclusiones
Por todos los motivos antes mencionados, para respaldar al menos los archivos de Outlook se requiere lo siguiente:
1. Conexión alambrica a la red
2. Que el equipo este encendido con el Outlook cerrado para realizar el respaldo
3. Que haya tiempo suficiente para realizar el respaldo dado el tamaño del archivo.
Fecha de última actualización: 14 de Diciembre de 2016